HPSM Administrative Assistant

Afrik Interim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Interim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Les objectifs de ce poste sont :

D’être en charge de la réalisation du classement numérique et physique  des différents documents du programme Fonds Mondial VIH-Tuberculose.

 D’être en charge de la gestion du courrier, de l'accueil et de l'orientation des visiteurs GAS,    De réaliser la gestion de la petite logistique du HPSM UGPR.

Description des tâches

1. Archivages des documents :

• Assure l'archivage suivant le guide de procédure de l'Organisme

• Procède à la numérisation des documents administratifs du service HPSM UGPR.

• Les dossiers accompagnant l’acquisition des intrants médicaux (Facture d'achat, liste de colisage, BL ou LTA, certificat d'origine, bulletin d'analyse et autorisation d'importation, IE, PV de réception, etc.)

• Les factures, les OV et/ou soubassement

• Les dossiers d’Appel d’offre

• Les contrats

• Les rapports de missions

1. Procède au classement physique de ces documents :

• Vérifie que les pièces sont originales ou authentiques

• Veille à la complétude des documents

• Met en œuvre les processus de récupération des documents manquants.

• Complète minutieusement le fichier de suivi des archives de chaque catégorie des documents afin de repérer les intitulés des documents à partir de leur code et de pouvoir les présenter rapidement à la demande des membres de l'équipe et des auditeurs.

1. Gestion des courriers et visiteurs :

• Coordonne les activités terrain du HPSM UGPR sous la tutelle du HPSM STA VIH

• Réserve et prépare les salles de réunions et prévoit tout matériel selon la demande de l’équipe HPSM.

• Gère le signataire pour obtenir rapidement les signatures de tous documents HPSM demandant des autorisations.

• Fait le suivi, le classement et l’archivage des courriers entrants et sortants.

• Assure la confidentialité et la conservation des documents à haut risque du département HPSM (DAO, PV de réceptions, rapport évaluation des marchés…).

• Appuie le service stick et disitbrution dans la gestion des emprunts en produit de santé, dans la gestion des contrats des CDR, de transport et distributions.

• Rédige les courriers suivant les indications des demandeurs.

• Répond aux appels téléphoniques et prend les messages pour les membres de l'équipe.

• Effectue un filtrage des visiteurs suivant les consignes reçues.

• Organise, facilité et gère les évènements de la coordination HPSM.

• Rédige les comptes rendus des réunions HPSM.

1. Gestion de la petite logistique :

• S’occupe de la petite logistique de la cellule  HPSM (inventaire en collaboration avec la logistique, approvisionnement en bureautique, papeterie, cartouche, gestion des problème informatique…) afin d’appuyer le personnel de la cellule GAS.

• Supervise le nettoyage des locaux de la cellule HPSM en collaboration avec le responsable du personnel de nettoyage.

• Travaille en collaboration avec le charroi automobile pour le besoin en véhicules de la cellule HPSM et le véhicule HPSM (car Affectation véhicule par département n’est pas encore opérationnelle)

• Participe aux comités de gestion de marchés selon les demandes.

1. Collaboration avec le personnel provincial, les sites primaires et CDR :

• Reçoit les documents en provenance du personnel HPSM provincial, les CDR et les SR pour traitement ou archivage suivant le délai fixé.

• Appuie l’équipe stocks et distributions pour l’envoi des plans de distributions et leurs rapports aux sites primaires.

• Participe dans l’évaluation de la promptitude et la complétude des rapports (mensuels du personnel provincial, évaluation des CDR…) et met a jour les tableaux de suivi.

• Réalise des alertes par rapport a ces deux indicateurs et effectue des relances aux personnel provincial, CDR et SR sur indication de l’équipe charges de cette activité.

• Accuse réception de tous les documents reçus au niveau du service HPSM UGPR.

Autres

• S’engage à respecter le R.E. et les Politiques de l' entreprise (Code de Conduite, Conflit d’intérêt, Anti- corruption, Whistler blower Policy). 

Générale

• S’engage à respecter le R.E., le CODE de Conduite et les Politiques :

• Politique sur la Sécurité et la Sureté,

• Cadre d’Intégrité,

• Code de Conduite pour le staff et les partenaires

• Politique de sauvegarde,

• Conflit d’intérêt,

• Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,

• Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent;

• Whistler blower Policy;

• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

• Est disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct.

Observation et appréciation

Le  HPSM  Administrative  Assistant  sera  techniquement  évalué  à  la  fin  de  chaque  année  par  son superviseur hiérarchique conformément à ses Termes de références.

Ce profil de poste fait partie intégrante du contrat.

 ➢ Qualifications :

➢   Gradué en secrétariat et archivage

➢   5 ans d’expérience dans ce poste ou un équivalent

➢   Une formation en logistique des produits de santé serait un atout.

➢   Connaissance du système de santé de la RDC est un plus.

➢   Excellente communication écrite et orale en Français.

➢   Bonne maitrise de la suite Office sur Windows et de l'utilisation des courriels

➢  Compétences :

➢   Bonne capacité analytique et de synthèse.

➢   Bonne capacité d’organisation, rigueur et sens pratique.

➢   Bonnes capacités relationnelles.

➢   Bonne capacité à travailler en équipe.

➢   Capacité à travailler dans un environnement multiculturel