PA to ME Sales & Distribution H/F

Afrik Interim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Interim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons un PA to ME sales & Distribution (F/H) pour l'un de nos partenaires du secteur de la télécommunication.

Objectif du poste : Travailler en étroite collaboration avec le service Commercial et Distribution pour fournir un soutien administratif sur une base individuelle et offrir un soutien pour toute réservation concernant la planification des entretiens de vente et de distribution. Doit avoir accès à des informations confidentielles et maintenir des bases de données précises.

Responsabilités clés :

Travail administratif

• Organiser les déplacements : itinéraires professionnels, billets, transferts et protocole, réservations d'hôtel et visas pour le service Commercial et Distribution.

• Gérer la correspondance entrante et sortante.

• Veiller à un système de classement adéquat et une base de données précise.

• Préparer la correspondance interne et externe (notes de service, lettres, etc.) aux parties prenantes et fournisseurs.

• Filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs.

• Assurer la commande de fournitures de bureau et gérer les demandes de véhicules. • Utiliser une expérience étendue pour remplir les tâches de manière positive dans des délais serrés tout en établissant des relations solides avec les partenaires interfonctionnels et les administrateurs du groupe / des marchés locaux (y compris les assistants personnels de la haute direction).

• Démontrer une gestion extensive de l'agenda et du calendrier, identifier et fournir la meilleure solution d'action de manière opportune et professionnelle en appliquant l'expérience.

• Assurer une préparation complète pour toutes les réunions, y compris la préparation de l'ordre du jour, la lecture préalable et les actions de suivi pour les membres attribués du service Commercial et Distribution.

• Nécessite une bonne compréhension des pratiques et procédures, y compris, mais sans s'y limiter, les arrangements de voyage, les approbations système, les dépenses, les bons de commande et le suivi des dépenses annuelles, et possède ces activités pour l'équipe.

• Coordonner les événements d'équipe, les forums et les conférences, en organisant les voyages / hébergement / besoins de restauration nécessaires pour les membres de l'équipe et / ou les délégués.

• Possède des compétences de communication et de diplomatie solides et complètes pour échanger des informations complexes / confidentielles et transmettre des objectifs et des résultats aux parties prenantes de manière claire.

• Agit en tant que point de contact professionnel au nom du service Commercial et Distribution pour les visiteurs internes et externes.

• Peut agir en tant qu'expert en systèmes / outils.

• Fournit un soutien et des conseils informels aux nouveaux membres de l'équipe lorsque cela est nécessaire.

Gestion des parties prenantes

• Accueillir tous les visiteurs du service Commercial et Distribution et veiller à leur protocole, ainsi qu'à leur réservation d'hôtel et de visa.

• Veiller à ce que toute l'équipe de vente et de distribution soit bien prise en charge.

• Coordonner l'équipe et s'assurer qu'une culture de plaisir est créée dans l'organisation.

• Suivre toutes les demandes liées à l'équipe de vente et de distribution et apporter un soutien en termes de tâches administratives.

Gestion du recrutement

• Apporter un soutien pour la planification des entretiens pour l'équipe de vente et de distribution et organiser des tests avec l'équipe de formation et l'équipe de ressources de la société .

• Travailler en étroite collaboration avec HRBP pour toute question concernant l'activité des employés de vente et de distribution.

Coordonnateur de projet

• Coordonner et organiser des événements externes et internes à travers les marchés et avec des partenaires externes.

• Travaux de projet ad hoc lorsque cela est nécessaire (par exemple, faire partie active du mouvement des ambassadeurs Spirit).

• Faciliter la collaboration et le soutien mutuel dans le département de vente et de distribution.

Compétences de base, connaissances et expérience

• Excellente communication orale et écrite.

• Excellentes compétences en Microsoft Office.

• Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

• Flexibilité face aux exigences du travail.

• Excellente planification et organisation d'événements.

• Proactif avec une capacité à faire preuve d'initiative.

• Capacité étendue de résolution de problèmes.

• Excellentes compétences en gestion du temps et organisationnelles.

• Orienté client et à l'action.

• Bilingue - anglais et français.

• Résilience.

• Attitude positive et proactive, résiliente avec la capacité à rester calme sous pression.

• Capacité à gérer plusieurs tâches et à traiter la complexité.

• Résolution de problèmes et prise de décisions.

Compétences interpersonnelles solides Attention aux détails. Capacité à gérer la diversité et les changements environnementaux. Qualifications et compétences en coordination de projets. Environnement de travail Compétences analytiques.

Qualifications techniques / professionnelles requises

Excellente communication orale et écrite en anglais et en français. Doit être disponible pour travailler en dehors des heures de travail. Diplôme Bac+3 ou équivalent. Formation en coordination et gestion de projets. Formation et compréhension de base des services financiers (comptabilité, audit, gouvernance d'entreprise).