Project Finance Officer H/F

Afrik Interim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Interim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Ø  GESTION FINANCIERE

-          Vérifier la complétude et la qualité des dossiers soutenant les différents décaissements des fonds ;

-          Etablir les vouchers de paiement ainsi que les chèques et Ordres de Virement conformément aux règles et procédures en vigueur ;

-          S’assurer que les documents comptables (Vouchers-Chèques-OV) sont dûment signés d’une part par les responsables indiqués : Financial Manager et les chefs de départements qui auront à certifier l’authenticité des paiements selon le cahier de charges, termes de référence préétablis pour tout paiement ;

-          Procéder à la réconciliation mensuelles des paiements effectués par la Banque et Produire les états de rapprochement bancaire du projet et le suivi budgétaire;

Etablir les chèques pour les règlements des achats et préparer les transferts bancaires aux partenaires 

-          Utiliser le logiciel Comptable (AX/Dynamics/Tompro) pour initier les transactions et les demandes de paiements

-          Transmettre les chèques aux bénéficiaires 

-          Effectuer le paiement des médiateurs, des PE routiers, PE HSH, PE CDI dans les délais (10 du mois suivant celui échu). (Les paiements Moov Money dans les délais)

-          Analyser les rapports financiers et requêtes de fonds de tous les Sous Sous-Récipiendaires, les ONG et réseaux d’exécution afin de s’assurer que les dépenses effectuées ont suivi les normes du projet et sont bien codifiées par rubrique conformément au canevas retenu 

Comptabilité

-          Procéder à la réconciliation mensuelle des comptes de Grand Livre ;

-          Procéder à la réconciliation mensuelles des comptes des Assets/Inventaires avec le Grand Livre  (TdRs, Bons de Commandes, Reception, Factures, OV, Comptabilité);

-          Procéder à la réconciliation mensuelle des comptes Salaires et Concordance avec le Grand Livre ;

-          Procéder à la réconciliation mensuelle des comptes Avances effectuées au personnel et aux Sous-Sous-Récipiendaires dans le Grand Livre ;

-          Suivre les avances effectuées au personnel et aux Sous-Sous-Récipiendaires en vue de leur régularisation et liquidation dans le logiciel Comptable (AX/Dynamics/Tompro) à bonne date 

Ø  PARTENAIRES

Administration , Archivage & Audit

-          Contribuer à la constitution de la documentation probante relative aux acquisitions nécessaires pour les besoins d’audit, à la préparation des réponses aux observations de l’audit et de l’examen de comptes ;

-          Faire l’organisation structurelle des Archives et classement des pièces comptables 

-          Assurer la traçabilité des pièces comptables au cours des audits.

-          Assurer que tous les classements sont refaits après les audits.

-          S’assurer que les documents comptables sont classés chronologiquement suivant l’ordre des écritures afin de faciliter la saisie dans TOM2PRO/AX ;

-          Mettre à jour de manière continue la situation de la TVA supportée par le projet ;

-          Mettre à jour de manière régulière un tableau de suivi des paiements des factures GAS en vue de faciliter la réconciliation de celles-ci

Ø  BUDGETS & ACTIVITES

Suivie Budgétaire et des Activités

-          Suivre les Opérations Financières et Budgétaires de l’Equipe projets / Programmes, les prévisions de Trésorerie, le Contrôle des dépenses et le suivi du budget. des activités

-          Collaborer avec les gestionnaires de projet pour effectuer des visites de terrain et chez les partenaires (revue comptable et financière des pièces et rapport financier) pour apprécier l’évolution des activités et fournir l’assistance requise pour une liquidation correcte et dans le temps des avances.

-          Discuter avec l'Unité de coordination de Fonds Mondial de tous les aspects de la gestion comptable et financière, contrôle des budgets et autres questions financières ainsi que des problèmes éventuels en vue d’y trouver rapidement des solutions 

-          Participer à la confection du budget et aux travaux de clôture mensuelle et de fin d’année fiscale.

-          Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre de ses compétences

-          Vérification de l’existence et de la conformité des termes de référence des activités aux budgets de l’Equipe projets / Programmes

-          Vérification et Confirmation de l’existence du Budget et aux activités de l’Equipe projets / Programmes repris dans le terme des termes de référence

-          Remplacer l’un ou l’autre des finances officers en cas d’absence ;

Ø  PARTENAIRES

-          Faire le suivi de l’évolution des mémos de paiement provenant des coordonnateurs provinciaux /Partenaires ;

-          Sur demande, faire des missions d’appui ponctuel chez nos partenaires et/ou Coordonnateurs provinciaux ;

-          Fournir des rapports d’avancement, ainsi que des informations substantielles et/ou ad hoc, dans le domaine spécifique de sa compétence ;

-          Exécuter toute autre tâche à la demande de son superviseur

Ø  GENERAL

• S’engage à respecter le R.E., le CODE de Conduite et les Politiques :

-          Politique sur la Sécurité et la Sureté,

-          Cadre d’Intégrité,

-          Code de Conduite pour le staff et les partenaires

-          Politique de sauvegarde,

-          Conflit d’intérêt,

-          Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,

-          Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent ;

-          Whistler blower Policy;

• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

• Est disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct.

I.                    Observation et appréciation

Le Finance Officer sera techniquement évalué à la fin de chaque année par son superviseur hiérarchique conformément à ses Termes de références.

I.                    Compétences

Avoir:

• De solides capacités d'analyse et de synthèse des situations et l’habileté à trouver des solutions ;

• Solides capacités de Maitrise du logiciel Excel et les autres logiciels de Office (Microsoft)

• Une aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d'initiative, de dynamisme et de pro activité ;

• Une aptitude et un intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;

• De solides capacités d'expression écrite et orale et de réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées ;

• Une aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués ;

• Une ouverture d'esprit et une volonté de faire preuve d'adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs ;

• Une pédagogie et un désir de s'inscrire dans un cadre de transfert de compétences ;

• Une aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et à coordonner les activités d'un groupe de travail ;

• Etre en mesure de travailler sous pression ;

• Une capacité à planifier et à organiser les tâches.

II.                 Qualifications et expériences requises

• Diplôme universitaire BAC + 3, de préférence en sciences économiques ou de gestion, finances, comptabilité ou équivalents

• Une expérience professionnelle dans les projets de développement d’au moins 2 ans

• Une bonne maîtrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel...)

• Une parfaite connaissance et maîtrise des procédures des ONGs en matière de gestion, finances et acquisition des biens et services.

• Parler correctement le Français et l’Anglais