Provincial Coordonnateur /M&E

Afrik Interim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Interim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Sous la supervision directe du Coordonnateur MEAL régional VIH-TB-RSS le COORDONNATEUR PROVINCIAL, est chargé d’assurer :

La représentation de notre ONG en province auprès des autorités provinciales et des partenaires. Assurer le suivi et coaching des activités des SR dans la province.

Assurer le suivi de la gestion des produits au niveau de la province.

Dans les cas spécifiques, assurer la gestion administrative et financière du bureau dans la province et assurer le point focal de la Sécurité et de la sureté opérationnelle.

Assurer la logistique des activités dans la province

 Description des tâches :

1. Responsabilités Programmatiques et M&E

• Coordonner les activités de M&E en étroite collaboration avec la DPS et le SR: s’assurer de la collecte des données dans les FOSA appuyées et de leurs transmissions dans le délai prévu au niveau des ZS pour leur compilation et encodage dans DHIS2

• En collaboration avec les programmes et le SR initier les séances d’évaluation de la qualité des données afin de contribuer à l’amélioration de la performance du projet.

• Identifier toutes les séries des données incomplètes (vides), dupliquées, incohérentes et faire feed back au SR et aux ZS

• Participer à certaines réunions de monitoring mensuel au niveau des ZS (apporter l’appui technique nécessaire conformément aux interventions du projet VIH-TB-RSS) ;

• Participer aux réunions mensuelles/trimestrielles de monitorage au niveau des centres conviviaux dans sa province ;

• Assurer le coaching managérial et technique des équipes /Staff au niveau des centres conviviaux dans sa province ;

• Apporter l’appui technique nécessaire aux partenaires en provinces (CPLT, BPC, CDR et SR) pour une bonne compréhension des activités du projet en provinces à tous les niveaux (DPS, ZS, FOSA et communauté) ;

• En collaboration avec le SR apporter un appui technique pour l’élaboration et la transmission du plan d’action opérationnel dans le délai prévu par le projet ;

• Représenter le PR dans les réunions stratégiques du niveau intermédiaire ;

• Appuyer l'équipe du SR (y compris les centres conviviaux dans sa province) dans la planification et dans la programmation des activités du projet ;

• Participer aux missions de suivi et évaluation des activités sur terrain ;

• Produire le rapport périodique et intégré des activités du projet en province :  Sitrep hebdomadaire et rapports mensuels (programmatiques, GAS et financier) 

1. Responsabilité de la gestion d’intrants du projet (G A S) :

• S’assure que le SR a la capacité et les outils nécessaire pour suivre la gestion des produits de santé de lutte contre le VIH et la TB

• Est responsable de la bonne gestion de tous les intrants du projet au niveau de la province de couverture ;

• Participe et appui l’élaboration du plan de distribution provincial des produits de santé contre le VIH et TB;

• Participe activement dans les réunions du GTM pour les revues des consommations, des données sanitaires et logistique et l’élaboration des plans d’approvisionnement et distributions

• S’assure que le SR et la CDR préparent en amont les réunions du GTM en conduisant rassemblant les données sanitaires et logistiques, en les analysant en amont et en préparant des propositions des distributions à l’intention du GTM

• Assure le suivi de l’acheminement d’intrants aux sites bénéficiaires (ZS et FOSA) par les prestataires des services.

• S’assurer à travers le Chargé GAS du SR du contrôle de colisage, de l’envoi des intrants depuis la

• CDR vers les ZS et du contrôle de la réception par les ZS selon le plan validé avec le GTM.

• Assume les responsabilités de la coordination HPSM en l’absence de celui-ci.

1. Responsabilité financière

En collaboration avec le SR finance contrôler :

• Responsable de la gestion financière du bureau/province, orientée à produire des données qui peuvent être auditées, disponibles et fiables dans le respecte des procédures ;

• Responsable d’élaboration du PAO du bureau provincial (pour le fonctionnement du bureau), ainsi que du PAO du SR en province ;

• S’assurer de la qualité et de transmission du PAO du SR au superviseur hiérarchique dans le délai ;

• Responsable de l’implémentation financière des budgets sous sa responsabilité (incluant aussi ceux des partenaires), doit garantir une interaction proactive avec le financier et son superviseur sur l’engagement des dépenses et les aspects liés à la gestion du cash-flow au sein des projets, en ligne avec les dispositions de contrôle interne et la conformité aux procédures ;

• Participe à la validation des factures et pièces justificative des CDR et du transport mutualisé ;

• S’assure de la transmission du Rapport financier du bureau et du SR dans le délai prévu par le projet ;

• Responsable d’identifier les risques financiers des partenaires (SR et programmes), élabore une stratégie de réduction et oriente le partenaire selon la politique

• Assume les responsabilités du contrôleur financier en l’absence de celui-ci.

1. Responsabilités Administratives et logistique

• S’assure du respect des clauses contractuelles des partenaires en provinces : SR ; CDR, ZS, Transporteurs …

• Responsable de l’évaluation du personnel provincial en collaboration avec les services techniques de l’UGPR et le Coordonnateur MEAL Régional.

• Garantir la réception, le stockage, l’acheminement et l’utilisation rationnelle des matériels et fournitures dans la province,

• Faciliter les missions des délégués en province,

• Point focal sécurité en l’absence d’un Security officer

1. Générale

• S’engage à respecter le R.E., le CODE de Conduite et les Politiques

• Politique sur la Sécurité et la Sureté,

• Cadre d’Intégrité,

• Code de Conduite pour le staff et les partenaires

• Politique de sauvegarde,

• Conflit d’intérêt,

• Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,

• Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent ;

• Whistler blower Policy ;

• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

• Est disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct.

• Être titulaire d’un diplôme Bac+5 dans les domaines pertinent (santé publique, science sociale, développement, économie, etc.)

•  Connaissance profonde de fonctionnement du système de santé en RDC ;

•  Une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de Suivi et Evaluation ;

• Avoir une expérience significative des programmes financés par des bailleurs de fonds comme la Commission Européenne, le Fonds Mondial et la Banque Mondiale ;

•  Avoir de bonnes capacités de formateur, de communicateur, d’analyste et de négociateur ;

•  Avoir une intégrité prouvée, un intérêt et motivation de travailler dans une ONG internationale en en respectant les valeurs et les principes ;

• Être   capable   d’entretenir   des   relations   de   travail   dans   un   esprit   d’équipe, d’accompagnement et de formation du staff local ;

•  Bonne maitrise de l’utilisation des logiciels de gestion de données et logiciels informatique DHIS 2, des indicateurs de performance liés aux projets, du processus d’analyse des données ainsi que d’interprétation des résultats (sera testé par un test

Excel avancé, et un test sur le DHIS2).

• Avoir la capacité de planification, d’organisation, travail par objectifs et le respect des dates butoirs ;

•  Être capable d’exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit d’une façon claire et concise ;

• Être capable de travailler sous des conditions difficiles et dans des situations stressantes, et prêt à se déplacer sur terrain ;

•  Avoir la maîtrise des logiciels (SharePoint, Excel, Microsoft Teams);

•  Parler couramment le français.