SR Finance Contrôleur H/F

Afrik Interim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Interim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

A.   Responsabilités :

Le SRs Finance Controller travaille sous la supervision directe Finance Manager et sous la supervision Technique des Chefs de la Comptabilité et National et étroite collaboration avec le Coordonnateur Provincial Projet VIH-TB et la supervision technique du SRs Accounting Coordinator basé à Kinshasa.

Le SR Finance Controller est responsable au niveau de ou des bureaux provinciaux a lui confies de toutes les questions liées à la gestion financière et administrative

Le SRs Finance Controller est responsable de la bonne gestion des fonds et des données financières du Bureau provincial. Pour ce faire, son rôle est de mettre en place les méthodes de travail qui facilitent au mieux le fonctionnement, le contrôle, le suivi et l'enregistrement quotidien des données comptables du Bureau et des projets sous sa supervision. Le SRs Finance Controller doit s'assurer que tous les paiements sont faits à temps et que la documentation (pièces justificatives) nécessaire et est annexée.

Il (elle) doit veiller de la disponibilité des fonds raisonnables pour les opérations du Bureau et des partenaires sous sa supervision.

En outre, le SR Finance Controller est responsable de la conservation et du classement adéquat des pièces justificatives comptables au niveau des provinces.

Sous la supervision directe du Coordonnateur Provincial Projet VIH-TB et supervision technique du SRs Accounting Coordinator, le SR Finance Controller accomplit les tâches suivantes :

B.   Tâches

·         Gestion des Partenaires

Le SR Finance Controller assure l’accompagnement financier des sous-récipiendaires sous sa responsabilite :

Trésorerie

Ø  Analyse les états de trésorerie (PV Caisse, Réconciliation bancaire, relevé, avances ouvertes par ligne budgétaire et engagements avec scanne des évidences) des partenaires et transmet mensuellement le tableau synthèse à l'UGPR, M+10

Ø   

Comptabilité

Ø  Vérifie la comptabilité mensuelle des partenaires, analyser leurs rapports financiers, leur partager les feedbacks.

Ø  Analyser les justificatifs des partenaires sur base d'une checklist et du cadrage des dépenses des activités pour en certifier la conformité.

Ø  Transmettre les checklists d'analyse des justificatifs aux partenaires et en faire le suivi pour le complément des pièces

Ø  Suivant le résultat du suivi et de l’analyse mensuel des rapports de dépenses et des pièces justificatives des partenaires, proposer un Draft de lettre de gestion suivant le modèle standard mettant en exergue les manquements notes ainsi que les mesures de corrections ainsi que l’analyse et le rapport des dépenses jugées inéligibles.

Ø  Assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives au niveau des partenaires

Ø  Accompagner les partenaires dans le suivi budgétaire et les explications des variances.

Ø  Participer activement aux processus d’analyses des PAO et de demandes des fonds des partenaires et au suivi des évaluations de ces PAO.

Ø  Suivre et renforcer les capacités des financiers des partenaires et produire de manière systématique les rapports d’activités de visites et de formation des SRs.

Ø  Faire le suivi des pièces en souffrance à compléter et transmettre le tableau de suivi (niveau d'évolution) à l'UGPR chaque T+25

·         Gestion Financière

Ø  Tenir la comptabilité mensuelle du bureau provincial dans l'outil Atlas (Banque, caisse et situation des avances du bureau provincial) et transmettre à l'UGPR pour encodage dans le système AX/ TOMPRO au plus tard M+5

Ø  Participer activement à l'élaboration du PAO et demande des fonds du bureau provincial

Ø  Tenir mensuellement la petite caisse du bureau provincial et procéder à l'inventaire de la caisse avec le superviseur

Ø   Préparer les différents paiements et faire le suivi des avances accordées au staff

Ø  Effectuer des visites périodiques sur le terrain afin d'évaluer les systèmes financiers en place, effectuer de spot-check sur les dépenses/activités exécutées (s'assurer que les bénéficiaires finaux ont réceptionnés les fonds) et de proposer des améliorations là où cela est nécessaire.

Ø  S'assurer que les contrôles sur la gestion du cash et la gestion bancaire sont constamment surveillés pour minimiser les risques de fraude ou de détournement

Ø  Faciliter les audits internes, externes, ainsi que le suivi de la mise en œuvre des recommandations d'audit interne et externe

·         Gestion Administrative

Ø  Tenir un système de classement adéquat, facilement vérifiable, en conformité avec les systèmes et les procédures financières en vigueur ;

Ø  En liaison avec le Chargé des Ressources Humaines, s’assurer que nous nous s’acquittons correctement et dans le délai des paiements de toutes les obligations fiscales exigées dans les provinces ;

Ø  Assurer le paiement en espèces/virement des salaires à partir du 25 de chaque mois au cas où c’est applicable ;

Ø  Gérer les contrats aux tiers (rédaction, signatures, paiements, prolongation, etc.) et la relation avec l’Administration publique signalant à l’Administrateur toutes les communications reçues.

·         Logistique

Ø  Gérer toutes les activités relatives à l'acquisition du matériel : maintenir un registre de suivi des actifs (Fixed Assets), veiller à une livraison des biens et des services à temps, suivant les règles et réglementations ;

Ø  Superviser tout processus de transfert de propriété du matériel afin de garantir le respect des règles et réglementations ;

Ø  Veiller à la bonne utilisation du charroi automobile et autres matériels du projet ainsi que la gestion du carburant et veiller à la maintenance régulière de tous les engins, matériels et machines à la disposition du projet ;

Ø  Produire régulièrement un rapport sur l’utilisation du charroi au niveau du projet et faire le suivi régulier de l’utilisation du charroi au niveau des partenaires ;

Ø  S’assurer que l’assurance, vignette et autres charges de véhicule sont payées à temps.

   Autres

Exécuter à la demande de la direction du projet ou du Coordonnateur provincial, toute autre tâche entrant dans le cadre de ses attributions.

Générale

• S’engage à respecter le R.E., le CODE de Conduite et les Politiques :

-          Politique sur la Sécurité et la Sureté,

-          Cadre d’Intégrité,

-          Code de Conduite pour le staff et les partenaires

-          Politique de sauvegarde,

-          Conflit d’intérêt,

-          Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,

-          Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent ;

-          Whistler blower Policy;

• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

Est disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct.

I.                    OBSERVATION ET APPRECIATION

Le SR Finance Controller sera techniquement évalué à la fin de chaque année par ses superviseurs hiérarchiques et technique conformément à ses Descriptions de poste et contrat de performance.

Le candidat doit avoir :

·  De solides capacités d'analyse et de synthèse des situations et l’habileté à trouver des solutions ;

·  Une aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d'initiative, de dynamisme et de pro activité ;

·  Une aptitude et un intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;

·  De solides capacités d'expression écrite et orale et de réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées ;

·  Une aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués ;

·  Une ouverture d'esprit et une volonté de faire preuve d'adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs ;

·  Une pédagogie et un désir de s'inscrire dans un cadre de transfert de compétences ;

·  Une aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et à coordonner les activités d'un groupe de travail ;

·  Etre en mesure de travailler sous pression ;

·  Une capacité à planifier et à organiser les tâches.

I. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES

Le candidat doit avoir :

·  Diplôme universitaire BAC + 3, de préférence en sciences économiques ou de gestion, finances, comptabilité ou équivalents

·  Une expérience professionnelle dans les projets de développement d’au moins 3 ans

·  Une bonne maîtrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel...)

·   La connaissance de logiciel de gestion comme Tompro serait un atout ;

·  Une parfaite connaissance et maîtrise des procédures des ONGs en matière de gestion, finances et acquisition des biens et services.

Parler correctement le Français et la connaissance de l’Anglais est un atout